仕事のミスが多いのはなぜ!?今こそ原因と対策を知ろう!


仕事をする上で避けては通れないのがミス。
このミスが多ければ多い程「ダメ社員」の烙印が押されてしまいます。

誰だってミスはするものですが、やはり極力したくないもの。
しかし、ミスをした場合の原因を追求したり対策を考えると「皆無」にする事はできないにしても「減少」はさせる事ができます。
そんな方法、知りたくありませんか?

皆さん、こんにちは。
赤鬼です。

今日は「新人だからこそ知っておきたい仕事のミスの原因と対策」を紹介させていただきます。
僕は以前、建設会社に勤めていた時期がありましたが、そこでは色々ミスをしました。

報告書の誤字、脱字なんて言う「うっかりミス」から、会社に大損害を与える「とんでもないミス」まで・・・。
そんな僕の身に起こった体験談を踏まえて、仕事上でのミスを減らすにはどうすれば良いか見ていきましょう。

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1. やってしまった・・・私の仕事のとんでもないミス

「終わった・・・大損害や・・・。」
今から5年ほど前、兵庫県の某建設現場で青ざめた僕がいました。
原因は発注ミス。

注文時にメーカーに但し書きにしておかなければならない部分の記入漏れがあったのです。
この施工範囲をやり直すとなると、工期はかなり遅れます(建設業で工期遅れは死活問題)
それに加えて是正のための材料費、人件費、損害賠償がかかります。
それらを合わせると数百万・・・。

終わった・・・首くくるしかない・・・。
当時は本気でそう思いました。
それくらい「とんでもないミス」だったのです。

すぐさま上司に相談。
「その場合はこうやって、こうやるしかない。こちらの独断では出来ないから現場で打ち合わせしてこい!」
こんな指示をもらいました。

その後に上司からのアドバイスによりトラブルの大火事は鎮火しましたが、
問題解決するまでに身も心もボロボロになったのを覚えています。

では、どうしてこうなったのか?
そしてミスを防ぐためにはどうすべきなのか?
この現場トラブルで起こったミスの要因と、対策方法ご紹介しましょう。
僕のミスは建設現場でのミスですが、カテゴリーで言うなれば他の業種とも共通している事なので参考にして頂ければと思います。

2-1. ミスの原因と対策 その1 チェック漏れ

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今回のミスで最たるものは「うっかりミス」と言って良いでしょう。
メーカーに送る注文書のFAXの記入漏れが、とんでもないミスを引き起こしたのです。

これは皆さんにも一度くらい経験があるのではないでしょうか?
そう「提出書類の誤字、脱字」です。

書類が完成しました。
よし!上司に提出だ!
しかし・・・・
「おーい!○○君!ちょっといいかな!?この書類間違ってるよ!誤字、脱字がひどいよ!ちゃんとチェックしとかなきゃ!」

たかが書類、されど書類。
これが頻繁に続くと「まともに書類も作れないダメな奴」と言う烙印を押されてしまいます。
では、このミスを防ぐための対策方法をご紹介しましょう。

○ チェック漏れを防ぐ方法。

チェック漏れを防ぐ方法は「とにかく疑う事が大事」です。
書類が出来たらチェックするのは当然ですが、間違っている物と疑いながらチェックするのと、流し読みでチェックするのとでは結果が全く違います。

僕もこうやってブログを書いているわけですが、記事が完成していざ読み返すと必ず2~3は誤字、脱字、文法的におかしな部分が出てきます。
なので書類等が完成してひと安心するのではなく、完成してからが本当の勝負と認識してください。

以前勤めていた会社の上司がよく言ってました。
「注文書などは、FAX1枚で商品を注文できる。高い商品も安い商品も・・・。
でも裏を返せば、この紙切れ1枚でミス発注したらとんでもない事になるってのも覚えとけよ。」
と。

僕のミスも、たった1枚の紙切れで起こったのです。
皆さんも書類みたいな「紙切れ1枚」で、自分の評価を下げないように注意しましょう。

 

2-2. ミスの原因と対策 その2 自分の仕事内容を把握しきれていない。

自分の仕事量をしっかりと把握する事もミスを防ぐためには重要です。
僕もミスをした時、10数件近くの現場を担当していながら自分の仕事を把握しきれていない部分がありました。
その結果、行き当たりばったりの行動しかできず、どんどん積み重なっていく仕事に完全に混乱したのです。

そして、慌てて色んな事をしてしまったのでFAX1枚で大ミスをしてしまいました。
まさに負の連鎖反応でした。
では、このミスを防ぐためにどう改善したのか?
それを見ていきましょう。

 

○ 「自分の仕事内容を把握しきれていない」の対策方法

自分の仕事内容を把握しきれていないと、とんでもない事になるのはおわかりいただけたでしょう。
最悪の場合、会社からの帰りに「やるべき仕事」を思い出したりします。
また、効率よく仕事を片付ける事ができないので、次から次に積み上がっていく仕事に頭が正常に働かなくなったりします。

では、仕事内容を把握するにはどうすべきか?
ある道具が重宝されます。
それがこちら。

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付箋です。
方法は簡単。この付箋に、その日のやるべき事を書いて行きましょう。
その時に色事に優先順位を分けると効率よく仕事を片付ける事が可能です。
例えば僕が勤めていた会社を例にすると・・・

1. ○○建設への見積もり回答(ピンク色の付箋)

2. 材料メーカーへ××の現場の資材発注(ブルーの付箋)

3. ○○工業と打ち合わせのアポ取り(白い付箋)

このように書き込みしていきます。
上記では優先順位をピンク→ ブルー →白で設定しています。

そして書き込みが終わればデスクのパソコンや壁などに貼っておき、仕事が終われば剥がして捨てます。
こうする事により、自分の仕事全体の内容と優先順位がすべて把握可能なので「うっかりミス」が無くなるでしょう。

もしも付箋が無い場合は、メモ帳でもコピー用紙の裏紙でもかまいません。
僕自身も、朝出勤して誰からの邪魔が入らない時に、その日の仕事を裏紙に書き込みをしていました。

これでミスが大幅に減少したのを覚えています。
ぜひ普段の仕事に取り入れて下さい。
当然、他の人から仕事を頼まれたら書き足すことをお忘れなく。

 

2-3. ミスの原因と対策 その3 整理下手

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皆さん、この記事をお読みの時に一度思い出してください。
会社のデスクは綺麗ですか?

「NO」と答えたあなた。
明日にでも片付ける事を強くすすめます。

なぜなら、かつての僕も机の上や引き出しの中が非常に汚かったのです。
その時に上司に言われた言葉が・・・
俺の経験上、机が汚い奴で仕事ができる奴は見たことない。おっても稀や。

事実、最初の大失敗をした時の僕の机はとても汚かったのを覚えています。

「○○の現場の図面どこやっけ?」

「あれ?あの現場の打ち合わせでとったメモどこやっけ!?」

「うわ~!デスクトップに保存していたCADデーターが見当たらへん!」

こんな事を繰り返していたらミスも起こってしまいますよね(´Д`;)

 

○ 整理整頓のすゝめ

整理整頓ってついつい疎かになってしまうもの。
でも、放っておくと仕事の効率も下がるし、あなたの評価にも悪影響を及ぼしてしまいます。

整理整頓のポイントは、皆さんもうおわかりですよね?
念の為に書いて行くと・・・

1. 机の上、引き出しの中の必要な物、不要な物を分別する。不要なものは捨てる。

2. ファイルなどは付箋などでカテゴリー分けする。

3. パソコンのデスクトップのデーターも分別する。不要なデーターは削除。
今後、使用する可能性があり削除できないものはUSBメモリーなどに保存する。

4. 私物は極力置かない。1点、2点ほどなら問題ありませんが相当数を置くのはNG。

 

こんなところですね。
たかが整理整頓、されど整理整頓。
片付け1つでミスを防ぐ確率を下げる事ができるのですから、明日にでもやってしまいましょう!

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2-4. ミスの原因と対策 その4 ストレス、疲れ、欝

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皆さん、日々の健康管理に気を使っていますか?
人間、肉体的にも精神的にも疲れているとミスを誘発する原因となります。

僕も失敗した時の精神状態を思い出してみると「精神的にかなりヤバイ状態」でした。
受け持っている現場が10数件だったので、色んな現場の監督や職人から電話がかかってくる。
そんな時に限ってトラブルの電話。
こんな電話が鳴り止まない日々に心はボロボロでした。

精神的に病んでいたり、ストレスが溜まっていると身体にも仕事にも悪影響を及ぼします。
事実、僕も大失敗をした時の精神状態はストレスや疲れで「もうどうでもいいや・・・」と言う投げやりの状態でした。
これでは仕事どころではありません。

では、精神的ストレスなどをなくすためにはどうすればいいか?
それを見ていきましょう。

○ ストレス、疲れ、鬱対策

精神的に参った状態は良くないか、経験からわかっていらっしゃる方も多いことでしょう。
人間、必ずリフレッシュをしなければならない時がきます。
そのために必要な事は・・・
趣味などに没頭する事をおすすめします。

僕は学生の頃からバレーボールをしているのですが、社会人になってもクラブチームで週1~2で練習しています。
バレーをしていると、仕事でのストレスや嫌な事を忘れる事ができました。

大げさかもしれませんが、バレーをしていなかったら鬱病になっていたかもしれません。
ですから、皆さんもぜひ趣味を持つ事をすすめます。

個人的に最もストレス発散するのはスポーツなど体を動かすものです。
いくつか挙げてみると・・・

1. スポーツジム(会社帰りでも行けます)

2. マラソン(シューズとシャツがあればいつでもできます)

3. ボルダリング(最近、注目されてます。)

4. 空手やキックボクシング(現在では個人のレベルにちゃんと合わせてくれます)

紹介し続ければばキリがありませんが、スポーツなどはストレス発散に大いに貢献してくれます。
実は僕も最近、大阪の某所でムエタイを始めたのですが、ミット打ちやサンドバックを蹴りまくっていると・・・・
スカッとします!

逆に「体を動かすのはちょっと・・・」
そう感じられていらっしゃる方は、リラックスできる事をやってみましょう。
例えば・・・

1. スーパー銭湯や岩盤浴など。

2. リラクゼーション音楽を聴く。

3. 読書や映画鑑賞など。

4. 料理やお菓子作りなど。

「4番目の料理やお菓子作りなんてストレス発散になるのか?」
と思われるかもしれませんが、これが意外になるのです。

食べてくれる人が「美味しい」と言ってくれると満足した気分になれます。
奥さんや彼女さんに作ってあげてはいかがでしょうか?
きっと喜んでくれますよ。

その時は「後片付け」もしっかりやるようにしましょう。
片付けが終わるまでが料理(製菓)ですよ。

以上、「ミスの原因と対策方法」の紹介でした。
次は補足として「ミスをしてしまった時の対策」を見ていきましょう。

3-1. ミスをしてしまった時の対策 その1 まずは謝罪する

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「それならお前が謝りに行けやっ!!!!」

僕が現在働いている会社の中で、ある日こんな叫び声が聞こえました。

声の主は営業職の先輩。
どうやら倉庫の人間がミスをしてしまったようでした。

触らぬ神に祟りなし。
こんな時は関わらない方が無難です。

しかし、全く空気を読まない怖いもの知らずの僕は、野次馬根性が働き先輩に何があったか聞きに行く事に。

赤鬼「○○さん、さっき めっちゃ叫んでましたけど何かあったんですか?」

先輩「お~、あったよ!あいつ、お客さんに納品せなあかん商品送ってなかってん!」

赤鬼「うわ~、最悪ですね。でも○○さんがあんなに怒るなんて珍しいですね?」

先輩「ミスは誰でもあるよ。でもあいつな、自分が悪いのに言い訳ばっかりで謝れへんねん!!!

赤鬼「え~!?それはありえないですね!」

先輩「せやろ!?あいつにキッチリ始末書を書かせたるわっ!!!」

おわかりいただけたでしょうか?
この先輩、会話の内容からもわかるように普段全く怒りません。

しかし、失敗した当の本人は全く謝罪なし。
たった一言「すいません」を言わないだけで、先輩の怒りを買ってしまったのです。

言い訳したい気持ちもわかりますが、まずは「すいません」と言えるようになりましょう。
誠心誠意を見せれば相手もそこまで怒りません。
気をつけましょう。

3-2. ミスをしてしまった時の対策 その2 報告・連絡・相談


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皆さん、社会人として常識ですが「ホウレンソウ」をご存知でしょうか?
そう。「報告・連絡・相談」ですね。

実はワタクシ・・・冒頭で紹介した「世紀の大失敗」をした時に自分で何とかしようとしていました!!
まさしく愚の骨頂!

完全に混乱していたので判断力が鈍っていたなんて言い訳にしかなりませんが、
今、思い出してみると恐ろしいことをしようとしていたなと思います。

失敗してからすぐに会社に戻りました。
その時、たまたま会社に上司がいたので
「このミスを報告しなくては!!」
と頭に浮かんできたのです。

そして上司にミスを報告し指示を仰ぐ事に。
その結果、最善の解決策をいただき何とかなったのです。

「自分のミスをもみ消そう、ごまかそう、隠そう」
こう思うのはわからなくもありません。

ただ、自分の判断でごまかしたりしてしまうと更に炎上してしまう恐れがあります。
上司に相談すると高確率で叱責を受けるでしょう。

しかし、最初に怒られるの、とミスが更に大きくなって取り返しがつかないレベルになるとのではどちらがマシでしょうか?
もう答えは必要ありませんね。
ミスを大きくしないためにも「報告・連絡・相談」をフル活用しましょう。

○ おまけ情報「上司に相談するタイミング」

もしもミスをしてしまって、上司に報告しなければならない時はどのタイミングで言えば良いでしょうか?
「ミスしたら即報告」は鉄則ですが、もしも小さなミスや早々と報告する必要がなければ○○の時に報告しましょう。

その○○とはいつか?
ズバリ!「食事の時」です。

僕も今まで数々のミスをしてきましたが、早く報告しなくても大丈夫そうなものは必ず食事の時に報告していました。
すると上司の反応は・・・・

上司「あっ、そうなんや。ほな、こうしとき。」

上司「えっ?そうなんか。じゃあこれで対応しとけ。ほんでまた報告して。」

こんなやんわりした感じでした。
人間の心理で「食事中はなかなか怒りにくい」というものがあります。
なので「ミスの報告は食事の時」を心がけましょう!

ただ、本当に大失敗を食事の時にしても
「何でもっと早く報告しないんだ!!」
と、更に怒られる危険性があるので、しっかりと見極めましょう。

 

3-3. ミスをしてしまった時の対策 その3 早急に対応する。

あなたがもしも仕事上で損害を受けたとして、相手が問題発覚してから1~2週間ほど過ぎてから謝罪に来たらどう思いますか?
「うわ~、こんなに遅くに謝罪に来るなんて。どうもありがとう。」
とはならないと思います。
「もっと早く謝罪に来いよ!てやんでい!」
と、なるはずです。

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ミスは「火事」によく似ていて、早急に対応すれば火はすぐに消せます。
しかし、放っておけばおくほど火はどんどん大きくなり、大火災に発展してしまうのです。

ですから皆さんも「ミスをしたら即対応する。
これを心がけていただきたい。

実際に僕も、営業が受けたクレームを何故か処理させられた時に早急に謝罪にいきました。
元々、自分が担当していたお客さんだったので、先方のお怒りも大したものではなかったのを覚えています。
逆に「えっ!?もう来てくれたの!?」と驚かれたほどです。

このように「先手必勝」は信頼回復にも一役買ってくれるので使わない手は無いでしょう。
どうせミスした時点で信頼は落ちてるのです。
大事なのは「早期発見、早期解決」を心がけて、被害、相手の信頼を落とす事を最小にとどめる事なのです。
皆さんも失敗した時は即行動!これを頭に入れておきましょう!

4. まとめ

では、今回の内容を最後にまとめましょう。

○ 仕事のミスの原因と対策

1. チェック漏れ
対策→自分の行動を疑う。何度もチェックを行う。

2. 自分の仕事内容を把握しきれていない。
対策→付箋やコピー用紙の裏に、その日やるべき仕事を書き出す。
付箋を使用する場合は「優先順位ごとに色分け」すると効果的。

3. 整理下手
対策→机の上、引き出しの中を整理整頓する。不要な物やパソコン上の不要データーは捨てる。

4. ストレス、疲れ、欝
対策→ストレス発散ができる趣味を持つ。

○ ミスをしてしまった時に対策

1. まずは謝罪する

2. 報告・連絡・相談を行う。

3. 早急に対応する。

いかがでしたか?
仕事をして行く上でミスは必ずします。
しかし、心がけ一つでミスは減らす事は可能です。

また、ミスをしてしまった時の心がけと行動一つで被害を最小限にする事も可能です。
僕も大小様々なミスを繰り返してきました。

その時に思った事は・・・
「良い勉強になった。」
ではなく。

二度と同じ失敗は繰り返さない!
でした。

「良い勉強になった」はビジネスにおいて甘い考えです。
この考えでは必ず同じ失敗をします。
なので「今回起こしたミスを反省材料にして、二度と同じミスを繰り返さないようにしよう!」
こう考えるようにしましょう。

そうすると、あなたも「デキるビジネスマン」に大変身です。
いつかそうなれるよう、お互い頑張りましょう!
それではまた。

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